这是奥本 奥本大学图书馆 记录管理

记录管理

奥本大学图书馆的特殊收藏和档案(SC&A)部门为奥本大学的部门、学校和办公室提供记录管理服务。我们与记录生成器和负责维护这些记录的工作人员一起,帮助确定当这些记录不再是最新的时,会发生什么。

阿拉巴马州记录委员会(Alabama State records Commission)制定了许多大学记录的保存和处理准则。以下是该文件的电子版本。

阿拉巴马州公立大学功能分析和记录处理管理局

保存和处理指南适用于所有格式的大学记录,包括电子文件、缩微胶片或纸质材料的数字化图像。将永久记录数字化并丢弃原始记录,需要遵守国家记录委员会(State records Commission)制定的准则。联系汤米·布朗为进一步的信息。

可下载的形式

以下是可下载的表格,用于管理你的办公室记录。请按照提供的说明使用。销毁学校档案须事先得到专门档案馆的批准。

记录传输形式

记录传送指令
  • 阅读这些说明,并致电334-844-1732联系特别收藏和档案部或archives@auburn.edu在提交任何记录之前。
  • 预定永久保存的记录将保存在特别收藏和档案中。本署不接受非永久性档案。记录的保留期限必须在转移前确定。
  • 填写记录传送表。如有需要,再复印一份。
  • 按箱号和文件夹标题列出记录。在第1栏中放置一份已完成的表格,并保留一份作为部门的活动文件。
  • 确保约翰走或另一位SC&A工作人员在转移材料前检查您的表格。传真:334-844-1704。
  • 将您的文件放在书店提供的归档容器(12“x15”x10“)中。
  • 在每个方格的外面写上你的单位或部门名称。这样给盒子编号:1 / 15,2 / 15,以此类推。
  • 要求设施将您的记录转移到位于拉尔夫·布朗·德劳恩图书馆一楼的特殊馆藏和档案馆。
  • 当要求查阅您的办公室记录时,请参阅您提交表格上列出的箱号和文件夹名称。
销毁纪录证明书
  1. 如欲填写此表格,请查阅阿拉巴马州公立大学功能分析和记录处理管理局(RDA)指南由阿拉巴马州记录委员会制定。
  2. 将建议销毁的记录与RDA指南中适当的描述匹配。
  3. 从RDA指南中选择适当的记录标题和保存期。
  4. RDA指南只适用于文档的记录副本。当副本对你的部门不再有用时,你可以销毁它们。
  5. 至少在预定的取件日或撕碎日的72小时前填写此表格。请将填好的表格寄给德劳恩图书馆特别收藏和档案部的约翰·瓦纳审批。把表格传真到334-844-1704请他注意。
  6. 请不要销毁记录,直到表格连同特殊收藏签名行一并退还给您。在预定的取件日或撕碎日,连同文件一起附上一份已签名的表格副本。
  7. 有关撕碎服务的资料,请致电减少废物及循环再造部,电话334-844-9461。

程序撕碎记录

背景:

奥本大学生成的记录中包含了可能被滥用的信息。一些例子是人事记录、学生记录、未使用的体育门票、财务记录和健康记录。大学档案的碎纸机可以通过设施部门获得。碎纸将被回收利用。

过程:

准备的形式销毁纪录证明书按照表格上的指示。

粉碎机供应商每年来访2-3次(视需要而定)。奥本大学固体废物/回收经理将在确定脱落日期时发出通知。将请记录生成器在指定的时间和日期运送一箱箱的机密材料。如果需要运输帮助,请联系设施部门帮助台(334-844-4357)。

如果纸张数量超过50盒或需要现场记录销毁服务,请联系奥本大学固体废物/回收经理(334-844-9430)。供应商可以把这个粉碎设备放在大楼旁边,并提供这项服务,但需要额外付费。纸盒必须移到大楼的停车场地板上,距离文件销毁车必须停放的地方约50英尺。

拆下大的活页夹(1英寸或更宽)和三环活页夹。

发电机的部门将根据文件销毁服务的立方英尺或盒子的数量来收取费用。致电固体废物协调员(334-844-9430),了解成本估算。

最后更新:04/23/2019