奥本大学图书馆的特殊收藏和档案(SC&A)部门为奥本大学的部门、学校和办公室提供记录管理服务。我们与记录生成器和负责维护这些记录的工作人员一起,帮助确定当这些记录不再是最新的时,会发生什么。
阿拉巴马州记录委员会(Alabama State records Commission)制定了许多大学记录的保存和处理准则。以下是该文件的电子版本。
保存和处理指南适用于所有格式的大学记录,包括电子文件、缩微胶片或纸质材料的数字化图像。将永久记录数字化并丢弃原始记录,需要遵守国家记录委员会(State records Commission)制定的准则。联系汤米·布朗为进一步的信息。
以下是可下载的表格,用于管理你的办公室记录。请按照提供的说明使用。销毁学校档案须事先得到专门档案馆的批准。
奥本大学生成的记录中包含了可能被滥用的信息。一些例子是人事记录、学生记录、未使用的体育门票、财务记录和健康记录。大学档案的碎纸机可以通过设施部门获得。碎纸将被回收利用。
准备的形式销毁纪录证明书按照表格上的指示。
粉碎机供应商每年来访2-3次(视需要而定)。奥本大学固体废物/回收经理将在确定脱落日期时发出通知。将请记录生成器在指定的时间和日期运送一箱箱的机密材料。如果需要运输帮助,请联系设施部门帮助台(334-844-4357)。
如果纸张数量超过50盒或需要现场记录销毁服务,请联系奥本大学固体废物/回收经理(334-844-9430)。供应商可以把这个粉碎设备放在大楼旁边,并提供这项服务,但需要额外付费。纸盒必须移到大楼的停车场地板上,距离文件销毁车必须停放的地方约50英尺。
拆下大的活页夹(1英寸或更宽)和三环活页夹。
发电机的部门将根据文件销毁服务的立方英尺或盒子的数量来收取费用。致电固体废物协调员(334-844-9430),了解成本估算。